O que a proposta faz
O projeto altera a Lei de Arquivos, que trata da gestão, da preservação e do acesso a documentos públicos e privados. Ele detalha quem são as instituições responsáveis pelos arquivos públicos: as Instituições Arquivísticas Públicas (órgãos de arquivo ligados ao Poder Executivo) e os Serviços Arquivísticos Públicos (arquivos ligados ao Poder Legislativo, ao Poder Judiciário, aos órgãos com funções essenciais à Justiça e aos Tribunais de Contas). Pelo texto, documentos só poderão ser eliminados com autorização dessas instituições, depois que forem aprovados um plano de classificação e uma tabela de temporalidade (regras que definem como os documentos são organizados e por quanto tempo devem ser guardados). A proposta também cria regras para arquivos privados considerados de interesse público e social, que não poderão ser vendidos de forma a se dispersar nem ser levados para o exterior. Por fim, trata do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, órgão que orienta a política de arquivos) e da Rede Nacional de Arquivos (RENAR, que reúne as instituições de arquivo do país).
O que muda na prática
- Os Poderes Legislativo e Judiciário, os órgãos com funções essenciais à Justiça e os Tribunais de Contas passam a ter serviços próprios de arquivo, em que a atividade arquivística é apoio, e não a atividade principal.
- Eliminar documentos públicos passa a exigir autorização da instituição de arquivo competente.
- Os planos de classificação e as tabelas de temporalidade que embasam essa autorização devem ser elaborados por um arquivista.
- Documentos permanentes não podem ser eliminados depois de copiados, convertidos para outro formato ou migrados.